HR Shared Services Specialist | Spécialiste des services partagés RH

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Sunbelt Rentals strives to be the customer's first choice in the equipment rental industry. From pumps to scaffolding to general construction tools, we aim to be the only call needed to outfit a job site with the proper equipment. Not only do we offer a vast fleet that ranks among the best in the industry, we pair it all with a friendly and knowledgeable staff. Our employees are our greatest asset, and although we present a comprehensive equipment offering, our expertise and service are what truly distinguish us from the competition.

We pride ourselves on investing in our workforce and offer competitive benefits, as well as extensive on-the-job training for all eligible employees.

As a highly successful national company, we are constantly looking for talented individuals to support our growth. If you are interested in pursuing a rewarding career, we invite you to review our opportunities!

Job Description Summary

• Answer HR Helpline Calls- in team member’s native language; including both English and French Canadian
• Act as initial escalation for Canadian inquiries
• Respond to inquiries in accordance with established Service Level Agreement (SLA)
• Respond to questions on administrative procedures and practices via multiple channels such as phone, case management system, Support Hub (employee portal)
• Provide general answers and solutions to inquiries and requests associated with human resources matters (payroll, pre-employment background checks, new hire support, compensation, leaves, separation process, employee concerns, administration support, etc.)
• Support French Canadian team members with their HR Service Center and Pre-employment (hiring and onboarding support) and administration needs
• Ensure process excellence, compliance and effective service delivery of HR administrative programs.
• Develop and maintain working relationships with HR Business Partners and functional areas
• Educate team members of HR Shared Services available to them and encourage self-service tools such as Support Hub and Workday
• Process, enter and approve transactions in Workday, maintaining accurate data entry (address changes, legal names changes, etc.)
• Document intake from team members and escalate as needed by transferring the case to the appropriate resource
• Interpret HR policies and address team members and manager questions and escalate to departments as appropriate
• Assist with the development of knowledge base articles and translations as needed

• Assist in the transition of HR administrative processes to the newly established HR Administration team, often moving work from HR field roles to the centralized administration function. 
• Partner with HR business partners, HR Operations, other key HR groups and IT as needed for transitioning and streamlining HR administrative processes.
• Acts as key liaison point between Canada HR and US HR to support team member needs
• Assist in ensuring HR administrative processes are streamlined and effective to include control reporting to detect process breakdowns.
• Participate in initiatives and projects as required
• Demonstrate customer obsession with a customer service and team member first. Other Duties as Assigned.

Requirements:

Education & Experience:

• 2-5 years of HR Shared Services or relevant Human Resources related experience
• Proficiency in French Canadian (both written and spoken)
• Strong French Canadian language abilities
• Proficiency in Canadian laws and regulations
• Strong customer service orientation
• Hands on experience with Human Resources Information System software
• Working knowledge of Microsoft Excel, Access, Word and Outlook
• Strong written and verbal communication skills
• Must be able to multi-task and prioritize urgency of requests
• Attention to detail and motivation to get the job done
• Proven discretion in handling confidential matters
• Associate’s Degree or equivalent work experience required
• Workday or other HRMS experience preferred
• HR functional knowledge
• Understanding of effective HR administration processes
• Ability to organize, analyze, summarize and present data in a meaningful way for all levels of audiences
• Trust and integrity; ability to maintain confidential and sensitive information
• Exceptional collaboration, listening, written and verbal communication skills
• Critical thinking and problem-solving abilities
• Ability to work effectively in a team environment

Physical Demands:

Must be able to bend, squat, crouch and/or reach and lift up to 25 pounds or more, as required by the job.  Some Sunbelt jobs may require driving for long periods of time, loading and unloading heavy equipment, performing work in extreme weather conditions including rain, wind or excessive temperatures and/or night and weekend work.  All duties must be performed according to Sunbelt’s safety policies and guidelines.  Reasonable accommodations may be made to comply with ADA/ADAAA.

The above description covers the principal duties and responsibilities of the job.  The description shall not, however, be construed as a complete listing of all miscellaneous, incidental or similar duties which may be required from day to day.

Sunbelt Rentals is an Equal Opportunity Employer — Minority/Female/Disabled/Veteran and any other protected ground

- Répondre aux appels de la ligne d'assistance RH dans la langue maternelle des membres de l'équipe, y compris en anglais et en français au Canada.
- Agir en tant que première escalade pour les demandes canadiennes
- Répondre aux demandes conformément à l'accord de niveau de service (SLA) établi.
- Répondre aux questions sur les procédures et pratiques administratives par le biais de canaux multiples tels que le téléphone, le système de gestion des cas, le Support Hub (portail des employés).
- Fournir des réponses et des solutions générales aux questions et aux demandes liées aux ressources humaines (paie, vérification des antécédents avant l'embauche, soutien aux nouveaux employés, rémunération, congés, processus de séparation, préoccupations des employés, soutien administratif, etc.)
- Soutenir les membres de l'équipe canadienne française dans leurs besoins en matière de centre de services RH, de pré-embauche (soutien à l'embauche et à l'intégration) et d'administration.
- Assurer l'excellence des processus, la conformité et l'efficacité de la prestation de services des programmes administratifs des RH.
- Développer et maintenir des relations de travail avec les partenaires commerciaux des RH et les secteurs fonctionnels.
- Informer les membres de l'équipe des services partagés de RH mis à leur disposition et encourager l'utilisation d'outils en libre-service tels que Support Hub et Workday.
- Traiter, saisir et approuver les transactions dans Workday, en veillant à l'exactitude des données saisies (changements d'adresse, changements de noms légaux, etc.)
- Documenter les demandes des membres de l'équipe et, le cas échéant, transférer le dossier à la ressource appropriée.
- Interpréter les politiques RH et répondre aux questions des membres de l'équipe et des responsables, et les transmettre aux services concernés, le cas échéant.

Contribuer à l'élaboration d'articles et de traductions de la base de connaissances, le cas échéant.
- Aider à la transition des processus administratifs des RH vers l'équipe d'administration des RH nouvellement créée, en transférant souvent le travail des fonctions de terrain des RH vers la fonction d'administration centralisée.  
- Collaborer avec les partenaires commerciaux des RH, les opérations des RH, d'autres groupes clés des RH et les TI, selon les besoins, pour la transition et la rationalisation des processus administratifs des RH. 
- Assurer la liaison entre les RH du Canada et les RH des États-Unis pour répondre aux besoins des membres de l'équipe.
- Contribuer à garantir la rationalisation et l'efficacité des processus administratifs en matière de ressources humaines, notamment en établissant des rapports de contrôle pour détecter les défaillances des processus. 
- Participer à des initiatives et à des projets selon les besoins.
- Faire preuve d'une obsession pour le client en donnant la priorité au service à la clientèle et aux membres de l'équipe. 
- Autres tâches assignées.

Exigences :
Formation et expérience :
- 2 à 5 ans d'expérience dans le domaine des services partagés de ressources humaines ou d'une expérience pertinente dans le domaine des ressources humaines
- Maîtrise du français canadien (à l'écrit et à l'oral)
- Solides compétences linguistiques en français canadien
- Connaissance des lois et règlements canadiens 
- Forte orientation vers le service à la clientèle
- Expérience pratique des logiciels du système d'information sur les ressources humaines
- Connaissance pratique de Microsoft Excel, Access, Word et Outlook
- Solides compétences en matière de communication écrite et orale
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à hiérarchiser les demandes urgentes.
- Souci du détail et motivation pour mener à bien les tâches à accomplir
- Discrétion avérée dans le traitement des questions confidentielles
- Diplôme d'associé ou expérience professionnelle équivalente requise
- Expérience de Workday ou d'un autre système de gestion des ressources humaines souhaitée 
- Connaissances fonctionnelles en matière de ressources humaines 
- Compréhension des processus efficaces d'administration des ressources humaines
- Capacité à organiser, analyser, résumer et présenter des données de manière pertinente à tous les niveaux de public.
- Confiance et intégrité ; capacité à conserver des informations confidentielles et sensibles
- Compétences exceptionnelles en matière de collaboration, d'écoute et de communication écrite et orale
- Pensée critique et capacité à résoudre les problèmes
- Capacité à travailler efficacement dans un environnement d'équipe

Exigences physiques :

Il faut pouvoir se pencher, s'accroupir, s'accroupir et/ou atteindre et soulever jusqu'à 25 livres ou plus, selon les besoins du travail.  Certains emplois de Sunbelt peuvent exiger de conduire pendant de longues périodes, de charger et de décharger de l'équipement lourd, de travailler dans des conditions météorologiques extrêmes, y compris la pluie, le vent ou des températures excessives, et de travailler la nuit et la fin de semaine.  Toutes les tâches doivent être effectuées conformément aux politiques et directives de Sunbelt en matière de sécurité.  Des aménagements raisonnables peuvent être effectués pour se conformer à l'ADA/ADAAA.

La description ci-dessus couvre les principales fonctions et responsabilités du poste.  La description ne doit cependant pas être interprétée comme une liste complète de toutes les tâches diverses, accessoires ou similaires qui peuvent être requises de jour en jour.

Sunbelt Rentals est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances - minorité/femme/handicapé/vétéran et tout autre motif protégé.

Base Pay Range: $20.96 - 28.82

Starting rate of pay may vary based on factors including, but not limited to, position offered, location, education, training, and/or experience. Please visit

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Sunbelt also provides a comprehensive benefits package to its full-time employees. This package includes health, dental and vision plans, 401(k), volunteer time off, short-term and long-term disability, accident, life and travel insurance, as well as flexible spending, tuition reimbursement, college savings, EAP and length of service awards. You will become eligible for benefits on the first of the month following 30 days from your start date. Sunbelt offers team members the following time off from work, subject to Sunbelt’s policies: twelve to twenty-five vacation days depending on years of service; five sick days; six paid holidays, two paid half day holidays, two floating holidays, one inclusion day, and one volunteer day (unless specified in a collective bargaining agreement).

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Sunbelt Rentals supports service members. Veterans encouraged to apply.

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